Leveranciersbeoordeling en sanctiebeleid

In een eerdere blog schreven we al dat je bij Resultaat Gericht Samenwerken (RGS) als opdrachtgever de verantwoordelijkheid voor de onderhoudsconditie van je vastgoed uit handen geeft. Daarbij loop je natuurlijk een aantal risico’s. Zo kan het uitgevoerde onderhoudsplan ontoereikend blijken of de onderhoudsconditie komt onder het contractniveau. Een professionele opdrachtgever zal daarom een onderhoudspartner tot verantwoording willen kunnen roepen. Hierbij is een leveranciersbeoordeling onontbeerlijk. Deze wordt bij voorkeur niet alleen gedaan door de opdrachtgever, maar ook – middels een huurderstevredenheidenquête – door huurders en bewoners. De beoordeling moet in ieder geval objectief te zijn en moet meer omvatten dan een éénmalige ervaring van één persoon.

Afspraken over zaken die voor de opdrachtgever belangrijk zijn

Een professionele opdrachtgever mag van elke onderhoudspartner verwachten dat aan de gemaakte afspraken wordt voldaan. Wanneer dat in redelijkheid en na ‘normale’ onderlinge communicatie niet goed lukt, moet de opdrachtgever over mogelijkheden beschikken om druk uit te oefenen. Er kunnen afspraken worden gemaakt over alle zaken die voor de opdrachtgever belangrijk zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het tijdig indienen van offertes, het indienen van complete offertes, het opleveren van het werk volgens de afgesproken planning en kwaliteit, goede communicatie met huurders en gebruikers. Deze afspraken moeten schriftelijk zijn vastgelegd.

Afwijkingen wegen en sanctioneren

De afwijkingen van deze afspraken zullen gedurende een overeengekomen periode – bijvoorbeeld een jaar, of vanaf de werkvoorbereiding tot en met de garantietermijn – objectief moeten worden geregistreerd. Eventuele afwijkingen worden gewogen en de opdrachtnemer wordt passend gesanctioneerd. Het succes van het ingezette proces met de onderhoudspartners hangt nauw samen met het toepassen van een helder en transparant sanctiebeleid.

Ook opdrachtgevers moeten zich aan afspraken houden

Vanzelfsprekend mogen ook de onderhoudspartners verwachten dat een professionele opdrachtgever zich houdt aan de voor hem geldende afspraken in het proces, zoals het tijdig aanleveren van beschikbare projectinformatie en het projectbeleid en het tijdig verstrekken van opdrachten. Natuurlijk moeten de onderhoudspartners in de gelegenheid worden gesteld om hun ervaringen op dit gebied met de opdrachtgever – op het juiste organisatieniveau – te delen.

Michiel von Balluseck, Verf Advies Centrum

Tot slot

In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je als eigenaar en/of beheerder van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.