Resultaatgericht samenwerken (RGS) wordt in allerlei varianten toegepast bij vastgoedbedrijven en corporaties. Samenwerken om een gezamenlijk doel te bereiken, waarbij het vastgoedonderhoudsbedrijf meedenkt over de aanpak. Maar voor welke contractduur kies je?

Regievoering is het toverwoord

Een argument bij resultaatgericht samenwerken is het ontzorgen van opdrachtgevers. Door gebrek aan menskracht zou er geen tijd en kennis meer zijn om onderhoud voor te bereiden en inhoudelijk te begeleiden. Regievoering is het toverwoord. Een manier om de voorbereiding niet zelf te hoeven doen is het maken van prestatieafspraken met het onderhoudsbedrijf. Zowel de gehele voorbereiding als de uitvoering komt dan immers te liggen bij de opdrachtnemer, net als de verantwoordelijkheid.

Hoe langer de looptijd van het contract, hoe meer inzicht nodig is

We zien dat er een trend gaande is om prestatiecontracten overeen te komen met een langere looptijd, zoals bijvoorbeeld 25 jaar. Natuurlijk is het voor de opdrachtgever een aanlokkelijk idee om in één klap voor 25 jaar klaar te zijn. Maar hoe langer de contractperiode, hoe beter het inzicht van de opdrachtnemer moet zijn van te verwachten onderhoudsmaatregelen en de risico’s. Te veel onderhoud leidt tot hogere kosten voor de opdrachtgever en onnodige overlast voor huurders; te weinig onderhoud tot een lage onderhoudsconditie en financiële risico’s voor de opdrachtnemer.

Langlopende onderhoudscontracten zorgen niet per se voor minder werkdruk

Voor het beoordelen van offertes is bij de opdrachtgever kennis nodig van de onderhoudsconditie. Ook gedurende de contractperiode moet je als opdrachtgever hoe dan ook blijven controleren of de kwaliteit wel gerealiseerd wordt en steeds behouden blijft. Je moet feeling houden met de daadwerkelijke kwaliteit van het werk, en als het niet gaat zoals je had verwacht, moet je toch ingrijpen. Dus tijd en inspanning kost het sowieso. En wil je als opdrachtgever het contract vroegtijdig beëindigen dan beland je niet zelden in een juridische strijd.

Contract per onderhoudscyclus

Wij zouden adviseren om de contractduur te beperken tot zes à acht jaar – de logische periode van een schildercyclus. Als je prestatie-eisen afspreekt bij aanvang, periodiek en aan het eind van één cyclus, kan het uitvoerend bedrijf goed overzien welke risico’s er zijn. En als de risico’s kleiner zijn, of beter in te schatten, vertaalt zich dat in een reëlere prijs. Als de prestatie-eisen bij het eind van de eerste cyclus dusdanig zijn opgesteld dat de volgende beurt kan volstaan met eenvoudig onderhoud, dan zijn ook de risico’s bij de vervolgbeurt goed te overzien. Wij zouden adviseren om aanvullend op het contract voor één cyclus ook de vervolgbeurt te laten aanbieden. Je kunt vervolgens de intentie uitspreken om bij goed resultaat van de eerste cyclus, de volgende beurt ook door hen te laten uitvoeren. Het geeft je als opdrachtgever betrouwbaar inzicht in de kosten over twee cycli. Met die kennis kun je vervolgens ook de meerjarenonderhoudsraming optimaliseren.

Michiel von Balluseck, Verf Advies Centrum

Tot slot In onze blogs roeren we allerlei onderwerpen aan waar je als beheerder van vastgoed tegenaan loopt. Wat is jouw grootste ergernis of probleem op onderhoudsgebied? Mail het ons en wie weet geven we in een volgende blog antwoord.